Privacy

Privacyverklaring Hoetink Makelaars

Dit is de privacyverklaring van Hoetink Makelaars, gevestigd aan het Cloekplein 2, 6826 KS te Arnhem.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten,
potentiële klanten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe er met uw gegevens wordt omgegaan. In deze verklaring
wordt ook uitgelegd welke gegevens aan Hoetink Makelaars worden verstrekt en wat Hoetink Makelaars
met deze gegevens doet. Hoetink Makelaars is zich ervan bewust dat een passende verwerking van
persoonsgegevens een onmisbaar aspect is van het privacyrecht.
Om dit recht te waarborgen, kunt u in deze verklaring nagaan wat er met uw gegevens gebeurt.
De handelswijze van Hoetink Makelaars is vanzelfsprekend in overeenstemming met de huidige Wet
Bescherming Persoonsgegevens en tevens met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, die
sinds mei 2018 van kracht is. Wanneer u gebruik maakt van onze diensten geeft u aan het privacybeleid te
accepteren.

Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop Hoetink Makelaars
omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde
rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet-­ en
regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw
persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 026-­4434900 of e-­mail:
info@hoetinkmakelaars.nl. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, of als u uw klacht
liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website
autoriteitpersoonsgegevens.nl

Indien u per e-­mail, telefoon en/of webformulier persoonsgegevens aan ons verstrekt, worden deze
slechts verzameld en gebruikt voor het doel waarvoor u deze gegevens heeft achtergelaten. Met het
verschaffen van uw persoonsgegevens geeft u toestemming voor de verwerking van die gegevens. De
informatie die Hoetink Makelaars op deze wijze (digitaal) verzamelt, wordt gebruikt om aan uw verzoek
(tot correspondentie, informatie en inschrijving) te kunnen voldoen.

Indien u een e-­mail of andere berichten naar ons verzendt, dan worden deze bewaard. Dit doen we enkel
en alleen om u goed van dienst te zijn, uw gegevens kunnen nodig zijn voor het verwerken van vragen en
beantwoorden van verzoeken.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die
jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet
controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online
activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden
zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke
gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via
info@hoetinkmakelaars.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Persoonsgegevens die wij verwerken, grondslag en doeleinden
Klanten
Indien u ons inschakelt voor de verkoop of verhuur van een woning, verzoeken wij u om ons de volgende
persoonsgegevens te verstrekken:
• uw naam, adres, geslacht en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-­mailadres;
• geboortedatum en geboorteplaats;
• de omschrijving en de kenmerken van de woning zoals oppervlakte, kadastrale gegevens, WOZ-­
waarde, de vraagprijs of huurprijs, enzovoort;
• WOZ-­beschikking;
• Plattegronden cq. bouwtekeningen en foto’s van het te verkopen en/of te verhuren object;
• een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs, waarin wij uw foto en het BSN-­nummer onleesbaar
maken.

Wij verwerken deze persoonsgegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, om u bij te
staan bij de verkoop of verhuur van uw woning. De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van
de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.

De kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs vragen wij u omdat wij op grond van de Wet ter
voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht zijn om onze klanten te
identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen. Wij
maken het BSN-­nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking daarvan.

Indien u ons inschakelt voor de aankoop of huur van een woning, verzoeken wij u om ons de volgende
persoonsgegevens te verstrekken:
• uw naam, adres, geslacht en contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-­mailadres;
• geboortedatum en geboorteplaats;
• het zoekprofiel met uw woonwensen, waaronder de maximale koopprijs of huurprijs die u wilt betalen;
• een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs, waarin wij het BSN-­nummer onleesbaar maken;
(alleen benodigd bij een officiële opdracht bij bemiddeling aankoop van woning.)
• indien u geïnteresseerd bent in een woning kunnen wij u verzoeken aanvullende gegevens te
verstrekken waarom de verkoper of verhuurder vraagt zoals loonstroken, bankafschriften,
werkgeversverklaring of een uittreksel uit het bevolkingsregister;
• nadat u een woning heeft gekocht of gehuurd: uw nieuwe adres en de transactiegegevens;

Wij verwerken deze gegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, om u bij te staan bij
het zoeken en aankopen of huren van een woning. De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren
van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.

De kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs vragen wij u omdat wij op grond van de Wwft verplicht zijn
om onze klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan
vast te leggen. Wij maken het BSN-­nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de
verwerking daarvan.

Betalingsgegevens
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van
een rekening voor de diensten die de makelaar verricht en het ontvangen van betalingen (zoals uw
bankrekeningnummer). De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u
met ons bent aangegaan.

Potentiële klanten
Wij verwerken ook persoonsgegevens van potentiële klanten. Van bezoekers van onze website die het
daarop aangeboden zoekformulier invullen leggen we de volgende gegevens vast:

• naam, adres, telefoonnummer en e-­mailadres;
• het zoekprofiel met uw woonwensen, waaronder de maximale koopprijs of huurprijs die u wilt betalen;
• of u akkoord gaat met het ontvangen van onze nieuwsbrief per e-­mail;
• het tijdstip waarop u het formulier heeft ingevuld.

Van potentiële klanten die ons op andere wijze benaderen – zoals per e-­mail, telefoon of door het
afgeven van een visitekaartje, verwerken wij de gegevens die zij bij ons achterlaten. Het gaat dan om de
contactgegevens die u aan ons verstrekt en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld
omdat u een vraag heeft).

De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig,
bijvoorbeeld om u de resultaten van een zoekopdracht te versturen of om een vraag te beantwoorden.
Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons
gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het
verkrijgen van nieuwe opdrachten.

In de toekomst kunnen wij uw e-­mailadres verder gebruiken om u af en toe een nieuwsbrief, met
informatie waarvan wij denken dat deze relevant voor u kan zijn, te sturen. Maar ook wanneer wij een
voor u interessant object in de verkoop krijgen. Indien u eerder een opdracht aan ons heeft verstrekt is er
sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u deze nieuwsbrieven op grond van
ons gerechtvaardigd belang.

Analyse Websitebezoekers
Tenslotte verwerken wij analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, via
cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IPadres
van de bezoeker opgeslagen.

Database VBO Makelaar
De systemen van Hoetink Makelaars zijn gekoppeld aan een landelijk dekkende database van VBO
Makelaar. In de database staan actuele en historische gegevens van woningen en andere onroerende
zaken die door de leden in verkoop of in verhuur zijn gegeven. Alle VBO-­makelaars zijn aangesloten op
deze database. VBO Makelaar is de op één na grootste brancheorganisatie van makelaars en taxateurs.
VBO Makelaar biedt ondersteuning en diverse diensten aan haar leden en onderhoudt een centrale
objectendatabase. Leden van VBO Makelaar kunnen onderling informatie delen over woningen en andere
onroerende zaken. Meer informatie over Vereniging VBO Makelaar kunt u vinden op
www.vbomakelaar.nl.

Welke gegevens worden uitgewisseld?
Via een geautomatiseerde koppeling is er communicatie tussen VBO Makelaar en Hoetink Makelaars. Niet
alle gegevens worden door VBO Makelaar vastgelegd. Gegevens die direct aan u identificeerbaar zijn
worden bijvoorbeeld niet door VBO Makelaar gearchiveerd. Deze gegevens worden uitsluitend
opgeslagen bij het behandelend makelaarskantoor.

Waarvoor worden de gegevens gebruikt?
De opgeslagen gegevens worden uitsluitend gebruikt in het kader van het beheer en onderhoud van het
systeem, het verkrijgen en maken van statistiek, wetenschappelijk onderzoek, presentaties van cijfers
over de woningmarkt in Nederland en mogelijke toekomstige presentaties van uw woning.

Wie heeft toegang tot de gedeelde gegevens?
Leden van Vereniging VBO Makelaar hebben toegang tot de database in het kader van hun
dienstverlening. Medewerkers, directie en bestuur van de Vereniging en medewerkers van het beherende
ICT bedrijf hebben eveneens toegang tot de database in het kader van hun dagelijkse werkzaamheden.
Vereniging VBO Makelaar verstrekt bepaalde gegevens uit de database aan derden, zoals:

• Universiteiten en onderzoeksinstellingen t.b.v. onderzoeksdoeleinden;
• Centraal Bureau voor de Statistiek om zodoende de regeldruk te beperken;
• Overige niet-­commerciële partijen voor zover de gegevensuitwisseling bijdraagt aan
vermindering van administratieve lasten of bijdraagt aan het verkrijgen van inzicht en/of
verbetering van de woningmarkt. Hoetink Makelaars geeft uitsluitend toegang tot die gegevens
die noodzakelijk zijn voor de genoemde doelstelling en geeft toegang op geaggregeerd niveau.
Contractueel en technisch is één en ander door Vereniging VBO Makelaar geborgd.

Beveiliging gegevens en bewaartermijn
Hoetink Makelaars en VBO Makelaar zullen ervoor zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeslagen en
adequaat worden beschermd tegen ongeautoriseerd gebruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging of
onrechtmatige vernietiging. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de
doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uw gegevens worden bewaard zolang als
noodzakelijk voor de hiervoor genoemde doeleinden of zover dit noodzakelijk is vanwege wettelijke
verplichtingen of voor het oplossen van eventuele geschillen.

Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder facturen en andere administratieve bescheiden waarop uw
persoonsgegevens vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te
kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Kopie paspoort
Wij bewaren de kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs gedurende een periode van vijf jaar om te
kunnen voldoen aan de bewaarplicht in de Wwft.

Dossiers
Wij bewaren onze verkoop-­ en aankoopdossiers maximaal 20 jaar in verband met onze
beroepsaansprakelijheid.

Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende twee jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een
verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Analyse websitebezoekers
De gegevens over websitebezoekers worden twee jaar na het bezoek aan de website bewaard, dit zijn de
standaardinstellingen van Google Analytics.

Inzage, correctie en verwijderen gegevens
Hoetink Makelaars slaat geen identificerende gegevens op. Uw verzoeken tot inzage, correctie of
verwijdering van gegevens dient u dan ook te richten aan Hoetink Makelaars via email:
info@hoetinkmakelaars.nl. Wij zullen binnen een periode van 4 weken op uw verzoek reageren. Wij
zullen uw persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen tenzij en voor zover de wet verplicht om de
betreffende persoonsgegevens te bewaren of er andere dringende redenen zijn die zich tegen
verwijdering verzetten.

Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verstrekken uw gegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht of
na uitdrukkelijke toestemming van u. Bijvoorbeeld, bij verkoop wordt de koopovereenkomst met daarin
de persoonlijke gegevens van de betrokken partijen verzonden aan de notaris waar de overdacht zal
plaatsvinden.
Hoetink Makelaars is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop andere websites (zoals Funda) omgaan
met persoonlijke informatie. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die u
bezoekt.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Hoetink Makelaars gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen
inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze
website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn
noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak.
Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeurs-­
instellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door
uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle
informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Wijzigingen
Hoetink Makelaars behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring.
Controleer daarom regelmatig de privacyverklaring voor het privacybeleid.

Vragen?
Wij nemen uw privacy serieus. Heeft u vragen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Contactgegevens
Hoetink Makelaars
Cloekplein 2
6826 KS Arnhem
Telefoon: 026 4434900
E-­mail: info@hoetinkmakelaars.nl